Năm phương pháp quản lý thời gian hiệu quả

Giai đoạn đầu năm mới thường là thời điểm lý tưởng để mọi người nhìn lại cách bản thân quản lý thời gian trong thời gian qua. Đôi khi các phương pháp truyền thống như lập danh sách những việc sẽ làm và sắp xếp lịch điện tử mang lại hiệu quả, nhưng mọi người cũng cần phải có sự đổi mới để nâng cao năng suất hơn nữa. Sau đây là năm phương pháp quản lý thời gian giúp ta kiểm soát cuộc sống hằng ngày trong năm mới.

1. Phương pháp chia nhỏ thời gian theo trò chơi “Tetris”

Chắc hẳn rất nhiều người từng dành nhiều giờ đồng hồ với Tetris, trò chơi đã dạy chúng ta cách sắp xếp mọi thứ một cách hợp lý nhất. Có một phương pháp dựa trên trò chơi này mà trong đó bạn chia nhỏ ngày của mình thành từng khối thời gian nhỏ hơn (blocking). Mỗi khối thời gian như vậy sẽ tập trung một công việc, nhiệm vụ cụ thể như các khối Tetris trong trò chơi.

Đây là phương pháp quản lý thời gian hiệu quả, mang đến sự linh hoạt và nhanh chóng khi điều chỉnh. Khác với việc lên lịch trình cố định, quản lý thời gian theo khối có sự trực quan và năng động để sắp xếp một ngày của bạn.

2. Chia thành từng giai đoạn

Đặt ra mục tiêu lớn có thể khiến bạn nản chí. Do vậy, hãy chia nhỏ mục tiêu thành từng mốc hoàn thành khác nhau. Ví dụ, thay vì chỉ đặt ra thời hạn hoàn thành duy nhất khi thực hiện một dự án lớn, chia nhỏ thời gian thành từng giai đoạn hoàn tất khác nhau. Không chỉ làm công việc ít áp lực hơn, mà phương pháp này sẽ giúp bạn duy trì động lực ở mức cao khi nhiều lần hoàn thành nhiệm vụ nào đó.

3. Phương pháp Pomodoro Flip

Pomodoro Flip là phương pháp chia thời gian làm việc thành chu kỳ 25 phút làm việc, nghỉ ngơi khoảng 5 phút và tiếp tục chu kỳ tương tự. Việc quản lý thời gian theo phương pháp này sẽ dựa trên từng loại công việc khác nhau. Chẳng hạn, đối với công việc mang tính sáng tạo, bạn có thể chia theo chu kỳ 45 phút làm việc và 15 phút nghỉ ngơi, trong khi các công việc “đơn điệu” sẽ theo cách sắp xếp thông thường 25/5 (25 phút làm và 5 phút nghỉ). Đây là phương pháp sẽ giúp bạn có quãng nghỉ dài hơn khi cần thiết.

4. Nguyên lý Pareto (80/20)

Phương pháp quản lý thời gian theo nguyên lý Pareto 80/20 dựa trên yếu tố 80% kết quả đến từ 20% nỗ lực của bản thân. Sự sáng tạo ở đây nằm ở việc nguyên lý này vừa áp dụng cho cả công việc lẫn thời gian. Hãy phân tích một ngày của bạn để xác định 20% thời gian nào bản thân có nhiều hiệu suất làm việc nhất. Việc xác định như vậy sẽ giúp bạn duy trì và tối ưu hóa mốc thời gian đó, có thể là tắt thông báo trên các thiết bị để giảm thiểu sự phân tâm hoặc sắp xếp phần việc quan trọng sang những thời gian khác.

5. Game hóa mục tiêu

Phương pháp này sẽ chia nhỏ danh sách những việc cần làm thành một trò chơi, trong đó bạn tự tạo cho mình phần thưởng, điểm thưởng và thăng cấp khi hoàn thành. Đây là phương pháp khá vui vẻ và bạn nhận điểm thưởng mỗi khi hoàn thành một công việc. Sau đó, bạn tích lũy điểm thưởng đó thành phần quà cho bạn thân mình như tự thưởng một ly cà phê hoặc tạo danh hiệu ảo như trong game.

Phương pháp như vậy không chỉ làm cho công việc trở nên thú vị hơn mà còn cân bằng giữa niềm yêu thích dành cho game và tính cạnh tranh khi làm việc, kể cả khi bạn chỉ cạnh tranh với bản thân.

Kết luận

Đã đến lúc ta nên đổi mới phương pháp quản lý thời gian. Từ việc áp dụng những phương pháp trên, bạn có thể giúp ngày làm việc của mình không chỉ tăng năng suất mà còn thú vị hơn nữa.

Biên dịch: Minh Tuấn