Cisco mang đến trải nghiệm văn phòng mới tại Atlanta

Vừa qua, Forbes đã ghé thăm văn phòng làm việc mới kết hợp với showroom trưng bày của Cisco đặt tại Atlanta, Georgia (Mỹ) và trò chuyện cùng CEO Chuck Robbins về vai trò của văn phòng hiện nay trong bối cảnh xu hướng làm việc hybrid (kết hợp làm việc trực tuyến và tại văn phòng) phát triển.

Trong nhiều năm qua, Cisco Systems đều đặt văn phòng ở ngoại ô Altlanta, với một văn phòng có diện tích rộng 117 hecta ở Lawrenceville, Georgia, cách trung thành phố 48km về phía bắc và văn phòng khác nằm ở vùng ngoại ô phía Bắc Alpharetta.

Cho đến tuần trước, tập đoàn công nghệ này chính thức cắt băng khánh thành văn phòng làm việc mới không chỉ hợp nhất các văn phòng trước đó, dịch chuyển sang trung tâm công nghệ đang phát triển mạnh mẽ, mà còn có vai trò như showroom với các công cụ dành cho làm việc hybrid, như màn hình tự động cập nhật phòng họp có sẵn hoặc bàn làm việc đứng với những đồ công nghệ để nhân viên sử dụng tại nhà.

Văn phòng làm việc mới có không gian để giới thiệu sản phẩm, khu vực hội họp của nhân viên, khu vực tuyển dụng và điểm thu hút nhất sẽ là làm việc linh hoạt, thay vì số ngày làm việc bắt buộc tại văn phòng như những công ty khác. “Bạn sẽ yêu cầu ai đó tới văn phòng làm việc, họp và nói chuyện với một người ở văn phòng khác trong một ngày dài, trong khi họ có thể làm điều đó tại nhà,” Chuck Robbins, CEO của Cisco chia sẻ với Forbes trong buổi phỏng vấn.

Tương tự như công ty lưu trữ và chia sẻ tập tin trực tuyến Dropbox đổi cách gọi văn phòng thành “studio” và Okta – công ty về quản lý danh tính và truy cập (IAM) đặt tên văn phòng làm việc tại New York là “trung tâm trải nghiệm khách hàng,” Cisco cũng gọi văn phòng mới tại Atlanta là “trung tâm trải nghiệm khách hàng” và “ trung tâm cộng tác” tùy theo nhóm làm việc. Với không gian làm việc tương tự như văn phòng tại New York và có kế hoạch mở văn phòng tại các thành phố Raleigh và Austin, Cisco có một showroom đẹp mắt để giới thiệu sản phẩm và giải pháp làm việc hybrid, chẳng hạn như Webex và hệ thống họp hội nghị trực tuyến Room. Theo Robbins, không gian làm việc tại New York đã đón tiếp khoảng 650 khách hàng trong năm 2022.

Trong khi đó, không gian làm việc mới cũng nằm cạnh Viện Công nghệ Georgia, bên trong tòa nhà có các dự án hợp tác giữa những nhà nghiên cứu với doanh nghiệp, cũng như startup, quỹ đầu tư mạo hiểm và thực tập sinh. “Các sinh viên được giữ lại viện công nghệ Georgia, họ đến Morehouse hoặc Spelman, hay bất kỳ nơi nào khác và nói rằng ‘bạn phải đến văn phòng này,” Robbins cho biết.

Giữa bối cảnh nhiều nhân viên vẫn dành một nửa thời gian làm việc tại nhà, ngay cả khi các doanh nghiệp đưa ra yêu cầu bắt buộc trở lại văn phòng, hai chức năng của văn phòng ngày càng lớn hơn nữa, giống như một bức tường ngăn cách mọi người làm việc. Trong một chuyến thăm quan, Bob Cicero – người đứng đầu Hybrid Work của Cisco cho biết chỉ khoảng 10% nhân sự làm việc ở văn phòng New York đến làm việc cùng một lúc (văn phòng Atlanta còn quá mới để ghi nhận tỷ lệ sử dụng). “Chúng tôi xem đây như trung tâm cộng tác tài năng. Nhân viên sẽ không quay trở lại mô hình văn phòng truyền thống,” Cicero cho biết.

Chuyến thăm quan văn phòng của Cicero bao gồm các điểm dừng tại một màn hình lớn, hiển thị sơ đồ tầng bên trong tòa nhà, tự động cập nhật phòng họp còn trống; phòng họp nhỏ với bảng trắng điện tử có thể xóa hoặc điều chỉnh độ cao tùy theo mục đích họp (đứng hoặc ngồi) và hệ thống họp trực tuyến theo dõi giọng của người nói và hướng camera về phía họ. Điều này giúp những người tham gia họp từ xa nhìn thấy người nói. Sau đây là 5 điều Forbes rút ra từ chuyến thăm quan này và trò chuyện cùng CEO Chuck Robbins về làm việc hybrid, thiết kế văn phòng và nơi ông thực sự gọi là nhà:

Đừng vội bỏ thành phố

Khi dịch COVID-19 khiến nhân viên thay đổi cách đi lại thường ngày và xu hướng làm việc mọi nơi nổi lên, xuất hiện nhiều lo lắng rằng khu vực trung tâm thành phố sẽ trở nên vắng vẻ khi người lao động chuyển đến sinh sống tại những vùng ngoại ô rộng lớn. Tuy vậy, sau nhiều năm “định cư” ở khu vực ngoại ô, Cisco sẽ chuyển vào trung tâm, không chỉ tại Atlanta, mà còn những địa điểm khác như Chicago, nơi công ty đã đưa văn phòng làm việc từ khu vực ngoại ô Rosemont sang tòa nhà Old Post Office ở trung tâm thành phố. “Chúng tôi đến đúng nơi, nhưng sai vùng lân cận. Những nhân viên trẻ tuổi hơn thường thích làm việc tại các khu vực đô thị,” Robbins cho biết.

Suy nghĩ về việc nhân viên quay trở lại con đường làm việc

Ngay cả trước khi dịch COVID-19 bùng phát, Robbins cho biết khoảng 15% nhân viên tại Cisco đã làm việc từ xa hoàn toàn. “Khi đã quen với văn hóa làm việc như vậy, chúng tôi đang cố gắng tạo ra một loạt sự kiện tại văn phòng để thu hút mọi người đến làm việc, như các buổi họp chung hoặc hội nghị thượng định về nhà lãnh đạo cho nhân viên da màu,” ông cho biết. Theo Robbins, đội ngũ nhân sự của ông đã tạo ra cụm từ “thời gian quay trở lại đường đi làm của bạn là bao nhiêu?” một câu hỏi đáng giá tại những thành phố đông dân như Atlanta.

Tuy Cisco không có quy định bắt buộc nhân viên phải tới văn phòng làm việc, Robbins cho biết những người có vai trò hướng dẫn công việc hằng ngày sẽ làm việc cùng nhau tại văn phòng. “Hơn 70% quản lý cấp cơ sở của Cisco có ít nhất 1 nhân viên làm việc từ xa. Đó không trắng đen hay khô khan” như các công ty khác. “Chúng tôi đang cố gắng linh hoạt hơn một chút,” Robbins chia sẻ.

Cân nhắc về bàn họp

Hầu hết sơ đồ kiến trúc đều bắt đầu từ tòa nhà và hiếm khi suy nghĩ nhiều về những chiếc bàn trong phòng họp. Nhưng với văn phòng làm việc mới của Cisco, Cicero cho biết công ty bắt đầu với công nghệ và xây dựng các phòng xoay quanh điều đó. Điều này bao gồm đồ nội thất, khi Cicero cho biết văn phòng mới tại Atlanta không sử dụng loại bàn họp hình vuông hoặc chữ nhật, thay vào đó sử dụng bàn họp thiết kế góc nhỏ, giúp nhân viên làm việc từ xa có thể quan sát toàn bộ những người đang có mặt trong phòng họp từ màn hình. “Trải nghiệm đầu tiên trong phòng là gì?” Hãy đặt các bức tường xung quanh đó,” Cicero cho biết.

Triển khai dữ liệu

Bên trong văn phòng mới, Cisco lắp đặt các hệ thống, sử dụng cảm biến và ứng dụng di động, có thể tự động theo dõi số lượng người đến văn phòng và tỷ lệ sử dụng là bao nhiêu. Việc này giúp công ty hoạch định kế hoạch mở các văn phòng tiếp theo. Theo Cicero, 90% diện tích văn phòng tại Atlanta được sử dụng để tổ chức họp, tụ tập cộng đồng hoặc làm việc theo nhóm và 10% còn lại để thực hiện công việc cá nhân, thấp hơn 30% so với văn phòng tại New York. “Chúng tôi sử dụng rất nhiều dữ liệu để điều chỉnh thiết kế của một vài không gian làm việc. Toàn bộ đều có quy mô nhỏ, từ 5 người trở xuống.” ông cho biết.  

Robbins cũng mô tả cách dữ liệu hoạt động. “Khi mở văn phòng tại New York, tỷ lệ phòng riêng tại đây cao hơn văn phòng ở Atlanta. Nhưng khi nhân viên tới văn phòng, họ sẽ không bước vào phòng riêng và chỉ ngồi vào bàn. Nhân viên muốn dành thời gian kết nối với đồng nghiệp, và họ muốn có những sự tương tác như vậy.”

Duy trì làm việc hybrid cũng như văn phòng

Chuck Robbins, sinh ra tại Georgia và xem thị trấn Suwanee, bắc Atlanta như quê hương, chia sẻ ông làm việc một cách linh hoạt, nhưng cũng cho biết văn phòng làm việc vẫn có vai trò rất quan trọng. “Tôi không nghĩ rằng nhân viên sẽ đến văn phòng 5 ngày trong tuần. Nhưng bạn biết đấy, sao không cho phép họ làm việc ba ngày/tuần và dành thời gian để học hỏi? Chúng ta đã có thể giữ vững nền kinh tế toàn cầu từ mạng lưới, an ninh và hợp tác trong giai đoạn dịch COVID-19. Đối với tôi, điều đó luôn bổ sung cho sự tương tác của mọi người,” ông cho biết.

Biên dịch: Minh Tuấn