Làm thêm giờ ảnh hưởng đến năng suất, sức khỏe và độ tập trung

Slack, ứng dụng hỗ trợ nhắn tin trong môi trường văn phòng làm việc, vừa đưa ra cảnh báo rằng làm việc thêm sau giờ làm chính thức sẽ khiến công việc kém hiệu quả hơn. Trước đó, Slack từng khuyến khích nhân viên phản hồi tin nhắn sau giờ làm việc.

Trong khảo sát mới từ Workplace Lab của Slack thực hiện với khoảng 100 ngàn nhân viên văn phòng, những người dừng kết nối nếu ở ngoài giờ làm việc có năng suất cao hơn 20% so với nhân viên cảm thấy áp lực khi phải làm thêm giờ. Những người phải làm thêm giờ cảm thấy căng thẳng gấp đôi và có nguy cơ kiệt sức cao hơn so với những người rời văn phòng sau khi hết giờ làm việc (Những người chọn làm việc muộn do lịch trình hay do bản thân muốn thế cho biết họ không gặp vấn đề gì).

Cuộc khảo sát này diễn ra vào thời điểm nhiều CEO mong muốn hiểu hơn về hiệu suất công việc trong bối cảnh yêu cầu nhân viên quay trở lại văn phòng. Nhiều nhân viên thấy thất vọng do phân tâm khi đến công sở, trong khi tốn nhiều thời gian di chuyển, khiến họ làm việc kém hơn.

“Có quan điểm thường thấy về năng suất làm việc là ‘muốn hiệu quả hơn, hãy làm việc nhiều hơn.’ Chúng tôi muốn phản bác lại rằng nhiều giờ làm việc hơn không đồng nghĩa năng suất tốt hơn,” Christina Janzer, phó chủ tịch cấp cao bộ phận nghiên cứu và phân tích của Slack, và người đứng đầu Workforce Lab, cho biết. Workforce Lab nghiên cứu và thử nghiệm giải pháp cải thiện cách làm việc.

Janzer nhận định mặc dù Slack có những tính năng như không làm phiền, cập nhật tình hình và công cụ gửi lịch trình làm việc, công ty vẫn cần phải cải tiến ứng dụng hơn nữa để thu hút nhiên viên sử dụng. Nhưng Janzer nhấn mạnh tính hiệu quả phụ thuộc vào công ty, nhóm làm việc và văn hóa doanh nghiệp.”

Khảo sát của Slack dựa trên nhận thức và kinh nghiệm của từng cá nhân, thay vì dựa trên các số liệu khách quan như năng suất hoặc số giờ làm việc được đơn vị nghiên cứu bên ngoài ghi nhận. Khảo sát ghi nhận những người phải làm việc thêm giờ trả lời họ cảm thấy quá tải khi xử lý nhiều công việc cao hơn 50% so với những người làm việc trong giờ bình thường.

Trong khi đó, nhân viên làm việc ngoài giờ có hiệu quả công việc tương tự như những người làm việc theo lịch trình thông thường. Theo Janzer, điều này cho thấy các nhà lãnh đạo vẫn cần phải cải thiện cách quản lý khối lượng công việc và không để nhân viên bị kiệt sức.

Đối với nhiều doanh nghiệp, dữ liệu mới nhất cho thấy “những nhà quản lý sẽ đóng vai trò lớn hơn trong việc hỗ trợ nhân viên ưu tiên sắp xếp thứ tự ưu tiên, qua đó quản lý công việc tốt hơn và sử dụng quỹ thời gian hiệu quả hơn,” Janzer cho biết.

Khảo sát cũng đưa ra nhân viên văn phòng cho rằng dành ra bốn giờ công việc là cách làm tối ưu để tăng hiệu quả làm việc. Và họ cảm thấy họp hơn hai giờ trong một ngày là quá mức và có thể ảnh hưởng đến năng suất. Trong khi đó, một nửa số nhân viên tham gia khảo sát cho biết họ gần như hoặc không bao giờ nghỉ ngơi trong một ngày làm việc.

Theo khảo sát, làm thêm giờ khiến năng suất giảm không phải điều gì mới. Các nghiên cứu học thuật trong thời gian dài đã liên tục ghi nhận làm việc ngoài giờ có thể ảnh hưởng không tốt đến hiệu quả công việc. Một nghiên cứu vào năm 2014 ghi nhận năng suất làm việc của nhân viên có chiều hướng đi xuống khi làm việc từ 50 giờ trở lên trong một tuần, tiếp tục giảm khi vượt mốc 55 giờ. 

Còn nghiên cứu của đại học Boston đưa ra các nhà quản lý không thể biết được đâu là nhân viên có hoặc không làm việc 80 giờ mỗi tuần. Một nghiên cứu khác của tổ chức y tế thế giới (WHO) ghi nhận người làm việc từ 55 giờ trở lên mỗi tuần đối mặt nguy cơ đột quỵ cao hơn 35% và nguy cơ tử vong do bệnh tim cao hơn 17% so với người làm việc 35-40 giờ mỗi tuần.

Nhưng trong thời điểm hiện nay, khi giải pháp làm việc hybrid và sự xuất hiện của nhiều công nghệ mới cho phép mọi người xem xét lại mô hình làm việc truyền thống, đó như lời nhắc nhở rằng có những phương pháp khác mang lại môi trường làm việc hiệu quả và lợi ích về sức khỏe hơn.

“Không nhất thiết phải làm nhiều giờ để tăng hiệu quả công việc. Hiểu rõ về điều này có thể giúp mọi người cải thiện cách sắp xếp thời gian cho công việc tốt hơn,” Janzer cho biết. Cô lưu ý 75% nhân viên trả lời khảo sát cho biết năng suất của họ giảm trong khung thời gian từ ba đến sáu giờ chiều.

Khảo sát của Slack cũng phát hiện những người có năng suất làm việc cao trả lời họ sử dụng các chiến lược quản lý thời gian như chia nhỏ thời gian cho những công việc cụ thể, chỉ kiểm tra email vào mốc thời gian nhất định và đặt hẹn giờ để giữ sự tập trung. Slack đang thử các công cụ khác nhau để cải thiện năng suất cho chính nhân lực của công ty này.

Gần đây, đội ngũ của Janzer đã tổ chức một buổi họp nhanh trong 15 phút, giảm một nửa thời gian từ 30 phút. Mục đích nhằm đánh giá xem cần khoảng bao lâu để một buổi họp thông thường. Slack cũng sẽ thử nghiệm không tổ chức họp trong hai tuần của một quý để đánh giá mức độ hiệu quả. 

“Đây là cách hiệu quả để cải thiện đáng kể năng suất làm việc. Điều này còn khuyến khích nhân viên suy nghĩ ra những cách làm việc và phối hợp nhóm mới. Ví dụ, nhân viên có thể tìm thấy thông tin tương tự được chia sẻ và thảo luận (không theo thời gian thực) trên Slack, thay vì duy trì buổi họp 30 phút như thông thường,” Janzer cho biết.

Biên dịch: Minh Tuấn